Cataloging tips - Confusing copyright symbol

If publisher use the @ symbol followed by year, for example @2018 in the copyright area, can we assume that the @ symbol is meant to be © symbol?

Yes, if it is clearly associated with a copyright date.

Cataloguing tips - Confusing copyright date

A book copyright-ed in 2010, then reprinted and copyrighted in 2018. Which date is used to determine the correct copyright of the book? Should both dates recorded on tag 542?

Simply to record the information the resource gives us. Generally would record the latest date in the 264, and then you can record both dates in the 542. Note that though 542 is a highly formatted note and you need to ensure you you use the right field. $g (for copyright date) is not repeatable. $f could be used if there's a statement on the resource that includes both dates. You could use $n (note) otherwise.

Save the date: RDA all-day conference on August 23, 2018, hosted by the National Library of Malaysia in Kuala Lumpur

This event is organized by the RDA Board. It will be held at the National Library of Malaysia, 232 Jalan Tun Razak, Kuala Lumpur.

Join us for a full-day event focused on RDA, and looking particularly at the ways in which RDA is evolving to accommodate the needs of cataloguing communities around the world.

There will be RDA experts presenting on topics such as the restructure and redesign of the RDA Toolkit, how RDA governance has changed to ensure dialogue with all regions and language communities of the globe, case studies of RDA implementation in different geographical regions, optimizing cataloguing data for the linked data environment.

There will be formal presentations and opportunities to talk with those who have already implemented RDA. It is a good opportunity to hear about the latest developments as well as consult with colleagues about RDA implementation.

Who should attend?

Anyone from libraries that have not yet adopted RDA as their cataloguing standard -- you will hear case studies from those who have - what worked and what didn't?

Existing, new and prospective users of the RDA Toolkit will receive a live demonstration of the new Toolkit after the 3R Project

Library decision-makers who want to know how RDA is evolving to accommodate international users, from practical issues of facilitating translation to complex issues of different descriptive practices

National libraries who want to be involved at the national, regional and international level in the governance of RDA

Library professionals interested in innovative ways of reusing cataloguing data in a linked data environment

Library skills trainers interested in delivering RDA training

Look out for more information on the RDA Conference website, coming soon. For any enquiries, please contact one of these RDA Board members:

Chris Oliver, University of Ottawa

Representative for the Canadian Federation of Library Associations

christine.oliver@uottawa.ca

Amelia McKenzie, National Library of Australia

National Institution Representative for Oceania

amckenzie@nla.gov.au

Ben Gu, National Library of China

National Institution Representative for Asia

bgu@nlc.cn

We look forward to seeing you in Kuala Lumpur!

http://www.rda-rsc.org/node/557

Cataloguing tips - Rare books

I am cataloguing a resource written in Latin, do I transcribe the title with old lettering and make a added entry with the modern letters?

In your transcription convert the old Latin letters into modern letters (see the LC-PCC-PS 1.4) Latin contains some letters that look different to our modern letters, for example a Latin S looks more like an F, or a Latin U looks like a V.  When transcribing, keep in mind the intent of the letter; an S is still an S even if it looks more like a modern F.   We are still adhering to transcribing the title on the item, its just certain letters look different on modern keyboards.  With this in mind there is no need to make an added entry.

Cataloguing tips - RDA Core Element vs Non-Core Element

Jika RDA menyebutkan sebuah elemen adalah ‘core element’, apakah berarti cataloguer harus mencantumkannya dalam kondisi apapun? Bahkan jika elemen tersebut tidak ditemukan atau tidak dapat diterapkan pada bahan yang sedang dikatalog, misalnya tahun hak cipta?

Tidak. Sebuah elemen hanya dianggap sebagai ‘core element’ hanya jika ditemukan pada bahan yang sedang dikatalog. Jika bahan tersebut tidak memiliki informasi mengenai tahun hak cipta, maka elemen ini tidak dapat diterapkan dan tidak perlu dicantumkan. Yang dimaksud ‘core’ disini adalah mencantumkan informasi yang ditemukan dan dapat diterapkan pada bahan yang sedang dikatalog.

Sebaliknya, jika RDA atau kebijakan pengatalogan menyebutkan sebuah elemen termasuk ‘noncore element’, apakah berarti cataloguer tidak perlu mencantumkan informasi tersebut?

Jawabannya adalah tidak. Jika cataloguer merasa bahwa informasi tersebut bermanfaat bagi pengguna maka sebaiknya informasi tersebut dicantumkan meskipun ia bukan ‘core element’. ‘noncore element’ secara sederhana dapat diartikan cataloguer tidak perlu mencantumkan sebuah informasi tetapi jika dirasa informasi tersebut bermanfaat bagi pengguna maka cataloguer boleh mencantumkannya.


If RDA, or cataloguing policy says an element is a "core" element, does that mean I have to record it in ALL circumstances, even if it is not on the item, or not applicable (eg copyright date)?

No, core elements are only core if they are applicable to the material you are cataloguing. So if your resource does not have a copyright date, then this element is not applicable to your material so should not be recorded. So. Core means "Record the information if it is readily ascertainable and applicable to the resource being catalogued"

If RDA, or cataloguing policy says that an element is not core, does this mean I shouldn't record that element?

Again, the answer is no. If you think the information will be useful to the user, then record the information. "Non-core" simply means you are not required to record that information, but you may record, and if you think it is going to be useful, you probably should record it.

Cataloguing Tips - Describing Braille and Other Tactile Resources

Mendeskripsikan Braile dan Media Tactile

Braille adalah sistem penulisan dan pencetakan yang didesain untuk penyandang tuna aksara. Braile terdiri dari titik-titik timbul yang merepresentasikan huruf dan angka. Bentuk tactile lainnya digunakan untuk notasi music, peta, dan gambar. Pada dasarnya Braile dan media tactile bukan termasuk bahasa melainkan bentuk notasi yang mendeskripsikan konten dari suatu hasil karya. Dalam RDA, braille dan media tactile merupakaan atribut dari expression. Instruksi untuk pendeskripsian braille dan media tactile terdapat pada bab 6 (attributes of works and expressions) dan bab 7 (describing content). Cara pendeskripsian braille dan media tactile di RDA adalah sebagai berikut:

1. Isi field 007 dengan Tactile Material
2. Isi field 008 (Form of item), kemudian pilih ‘f’ untuk braille
3. Isi field 336 dengan content type yang sesuai (RDA 6.9), misalnya tactile text, cartographic tactile image
4. Isi filed 300 dengan deskripsi fisik, misalnya $a 75 pages ; $c 23 cm, $b umumnya tidak digunakan 
5. Isi field 546. Gunakan subfield $a untuk menginformasikan Bahasa yang digunakan untuk Braille (RDA 7.12). Gunakan subfield $b untuk menginformasikan bentuk notasi yang digunakan (RDA 7.13). Jika sumber informasi terdiri dari teks dan Braille, maka subfield ini bersifat repeatable. Untuk jenis sumber informasi Braille non-teks, dapat menggunakan $b secara berulang. Kemungkinan $a tidak digunakan kecuali jika sumber informasi tersebut mengandung teks. 

Contoh,

546 $aEnglish $bBraille [resource is in Braille only]
546 $aEnglish $bRoman alphabet $bBraille [resource in both printed text and Braille]
546 $bstaff notation $bBraille [music resource in Braille]

Field 500 dapat digunakan untuk menginformasikan lebih jauh mengenai konten tersebut.

Pembuatan access point (authorised) tidak diperlukan untuk Braille kecuali untuk membedakan antara expression yang berbeda dari work yang sama, atau jika judul dari expression berbeda dari judul aslinya.

Describing Braille and Other Tactile Resources

Braille is a system of writing and printing for blind or visually impaired people, in which arrangements of raised dots are used to represent letters of the alphabet and numerals. Other, similar tactile forms can be used to express music notation, maps and images.

Therefore, rather than being a language, Braille and other tactile systems are a form of tactile notation in which the content of a work can be expressed*. * Being an attribute of the expression, instructions in RDA for recording tactile notation are found in Chapter 6 (attributes of works and expressions) and Chapter 7 (Describing content). Therefore, to correctly describe a Braille or other tactile resource using RDA in a MARC record, you need to do the following:

1. Input a 007 field for Tactile Material, and appropriately assign the codes in each section.
2. In the 008 field, under Form of item (position 23), choose "f" for braille.
3. In the 336 field, record the appropriate RDA content type (see RDA 6.9) and associated MARC code, eg. tactile text, cartographic tactile image
4. In the 300 field, record the extent and type in the $a, and the size in the $c. $b would usually not be included. Eg. 300 $a75 pages ;$c23 cm.
5. In the 546 field. Use the $a to indicate which language has been used as the basis for the Braille notation, if known (see RDA 7.12). Use the $b to indicate the form of notation that has been used (see RDA 7.13). If the resource contains both printed text and Braille, this subfield is repeatable. For non-text resources in Braille, you would use one or more $b subfields and probably no $a subfield (unless the resource included text)

Eg:

546 $aEnglish $bBraille [resource is in Braille only]
546 $aEnglish $bRoman alphabet $bBraille [resource in both printed text and Braille]
546 $bstaff notation $bBraille [music resource in Braille]

A 500 note may be used if required to further explain the presentation of the content.

There is no requirement for an authorised access point for the Braille expression (uniform title in the old terminology) unless it is required to distinguish the expression from other expressions of the same work, or if the title of the expression differs from the original work. In either case, Braille cant be used in the access point as a distinguishing element, as there is no appropriate MARC subfield for it.

Cataloguing tips - unclear function of corporate body

Nama badan pemerintah tercantum pada halaman judul tetapi tidak ada informasi mengenai peran dari nama tersebut. Apakah dapat dianggap sebagai pihak yang menerbitkan?

Jika tidak ditemukan informasi yang jelas mengenai peran dari nama badan pemerintah tersebut maka cukup berikan access point tanpa relationship designator.

A government body name appears on the publisher area of the title page but no information about its role. Should this body still considered as the issuing body?

If it’s unclear whether they are the issueing body, then probably no.  Just given them an access point with no relationship designator

Cataloguing tips - Unclear function of corporate body

Pada halaman judul tercantum tiga atau lebih nama badan korporasi namun tidak ada informasi mengenai peran mereka pada karya tersebut. Apakah access point tetap perlu diberikan kepada salah satu badan korporasi?

Semua badan korporasi tersebut perlu diberikan access point tetapi tanpa relationship designator. Jika ternyata terlalu banyak badan korporasi yang dicantumkan maka cataloguer dapat membuat penilaian sendiri. Jika dirasa tidak praktis untuk memberikan access point kepada semua badan korporasi, cataloguer dapat menggunakan opsi dalam RDA untuk hanya memberikan access point ke badan korporasi pertama saja. Pada kasus ini, cataloguer juga dapat menuliskan semua nama badan korporasi pada area pernyataan tanggung jawab atau catatan, agar tetap bisa mendapat access.

Three or more corporate on the title page and no information about their role. Should an access point should be given to one of them?  

They should all get access points, because they are prominently named, but don’t use a relationship designator.  You may wish to use some judgement here if there a lots of them.  If it’s not practical to list them all, then follow the option in RDA to only give access to the first of them.  You might, in this case, consider listing the names in the Statement of Responsibility or a note, so at least there is keyword access.

Cataloguing tips - Compilation vs collaboration

Lima penulis membuat sebuah buku. Penulis A menulis bab 1, penulis B menulis bab 2, dan seterusnya. Apakah ini termasuk karya kompilasi atau karya kolaborasi?

Ini termasuk kompilasi karena setiap bab pada dasarnya bersifat independen yang kemudian dikompilasi bersama-sama. Karya kolaborasi adalah ketika ada sebuah karya yang ditulis oleh banyak penulis secara bersamaan.

Five authors create a single theme book. Author A creates chapter 1, author B for chapter 2, and so on. Is this compilation or collaboration work?

This is a compilation, because the chapters are essentially independently created works that have been compiled together.  A collaboration is when there is only one creative work that has been written by multiple authors.

Cataloguing tips - Published thesis with new title

Sebuah tesis atau disertasi diterbitan secara komersil dengan menggunakan judul yang berbeda. Perlukah menambahkan judul aslinya pada field 700?

Jika tesis atau disertasi tersebut sudah ada dikatalog, maka field 700 perlu ditambahkan. Namun, jika tesis atau disertasi tersebut tidak ada dalam katalog, maka hal ini dikembalikan pada cataloger’s judgement apakah perlu menambahkan field 700 atau hanya dicantumkan pada daerah catatan di field 500.

A doctoral thesis published commercially as new title. Should additional tag 700 is given for the original title?

If the thesis has been represented in a catalogue, it is definitely useful to create a 700 link to it.  If not, it is a matter of judgement whether you use the 700 link or just provide the details in a note.

Cataloguing tips - Content, media and carrier types

Pertanyaan
Bagaimana cara mencantumkan beberapa jenis content, media, dan carrier dari sebuah resource di katalog?

Jawaban
Jika resource memiliki lebih dari satu jenis content, media, dan carrier, maka field 33x dapat diulang (repetable). Contoh:

336 $a text $2 rdacontent

336 $a still image $2 rdacontent

Opsi lainnya adalah mengulangnya dengan menggunakan subfield $b, contoh:

336 $a text $2 rdacontent $a still image $2 rdacontent

ATAU

336 $a text $b txt $2 rdacontent $a still image $b sti $2 rdacontent

Saat melakukan copy cataloguing, cataloger tidak diharuskan mengubah field 33x atau menghilangkan $b subfield karena keduanya adalah benar. Demikian juga sebaliknya, jika subfield $b tidak ada, maka cataloger tidak perlu menambahkannya.

Pertanyaan
Apa yang harus dilakukan jika pada resource tidak memiliki istilah jenis content, media, atau carrier yang sesuai dengan tabel istilah RDA?

Jawaban
RDA menyebutkan bahwa jika tidak ada istilah dalam RD (table RDA 6.9, 3.2, atau 3.3) yang sesuai untuk content, media, atau carrier dari suatu resource, maka gunakan istilah ‘other’. Dengan demikian, jika menghadapi kasus seperti ini maka cataloguer bisa mencantumkan istilah ‘other’, namun apabila tidak diketahui secara pasti maka bisa menggunakan istilah ‘unspecified’.

Pertanyaan
Apabila sebuah resource didominasi teks di mana ilustrasi atau peta sudah dideskripsikan pada field 300 $b, perlukan menambahkannya pada field 336?

Jawaban
Tidak perlu. Gunakan field 336 jika ilustrasi/peta yang dimaksud adalah bagian substansial dari sebuah resource (sekitar 20%). Memaksakan menambahkan bagian kecil content dari suatu resource pada field 336 justru akan membingungkan user.

RDA serial cataloguing case - Ceased title

Catalogue view http://catalogue.nla.gov.au/Record/3673835

RDA serial cataloguing case - Suspended title

Catalogue view http://catalogue.nla.gov.au/Record/433892

Cataloguing tips - Pernyataan edisi (edition statement)

Pertanyaan
Jika pernyataan edisi tidak ditemukan pada bahan pustaka yang sedang dikatalog, namun hanya terdapat pernyataan 'Edisi 2013' dan diterbitkan pertama kali tahun 2010, apakah cataloguer boleh memunculkan pernyataan [Edisi kedua] pada field edisi?

Jawaban
Apabila terdapat keraguan istilah mana yang harus digunakan, aturan RDA 2.5.2 menjelaskan cakupan soal edisi. Karena edisi adalah transcribed area (dicantumkan sebagaimana adanya), maka akan lebih baik jika menggunakan istilah 'Edisi 2013' daripada memunculkan pernyataan edisi. Jika diketahui tidak ditemukan pernyataan edisi, namun cataloguer memiliki informasi mengenai edisi yang dimaksud, maka cataloguer boleh memunculkan pernyataan edisi dalam tanda kurung siku [square bracket]. Daftar urutan sumber pencantuman terdapat pada RDA 2.5.2.2.

Sumber: NLA internal cataloguing guidelines

Cataloguing tips - Pernyataan tanggung jawab (statement of responsibility)

Pertanyaan
Apa yang harus dilakukan cataloguer apabila pernyataan tanggung jawab terlalu panjang karena harus menyertakan gelar akademik? Aturan RDA mendorong cataloguer untuk menuliskan pernyataan tanggung jawab selengkap mungkin. Lalu apakah ini berarti cataloguer wajib mencantumkan semua gelar akademiknya?

Jawaban
Benar, kini RDA sudah meninggalkan aturan untuk menghilangkan jenis informasi tertentu dalam pernyataan tanggung jawab dan meringkasnya adalah sebuah opsi atau pilihan. Perpustakaan yang mengimplementasikan RDA ‘pada umumnya’ tidak meringkas pernyataan tanggung jawab yang terlalu panjang. Kata ‘pada umumnya’ disini adalah untuk mengindikasikan bahwa perpustakaan menyadari ada kalanya mencantumkan pernyataan tanggung jawab yang cukup panjang tidak praktis dan bermanfaat bagi user. Jadi cataloguer boleh memutuskan untuk menghilangkan jenis informasi tertentu, misalnya gelar akademik. Namun demikian, selalu pertimbangkan dari sisi kebutuhan pengguna (users need). Untuk publikasi ilmiah, gelar akademik mungkin sangat berguna bagi pengguna untuk memilih sumber-sumber informasi yang akan digunakan.

Pertanyaan
Apakah cataloguer perlu mengambil pernyataan tanggung jawab dari sumber informasi utama? Karena seringkali pernyataan tanggung jawab tambahan terdapat pada verso, halaman editorial, maupun pada bagian kata pengantar.

Jawaban
RDA 2.4.2.2 mengatakan bahwa urutan pengambilan informasi pernyataan tanggung jawab yang pertama adalah pada sumber yang sama dengan pernyataan judul (title proper), yang umumnya terdapat pada halaman judul (title page). Maksud dari aturan ini adalah ini bukan berarti cataloguer tidak boleh mencantumkan informasi pernyataan tanggung jawab selain dari apa yang tertera pada halaman judul, namun cataloguer tidak diwajibkan untuk menggunakannya kecuali pernyataan tersebut bersifat ambigu dan tidak cukup mendeskripsikan bahan pustaka yang sedang dikatalog.

Sumber: NLA internal cataloguing guidelines